Как организовать рабочее место: убираем на столе рационально
Работая с документами, почти каждый сталкивается с медленно, но верно подступающим хаосом: на столе в лотках скапливаются невостребованные бумаги, канцтовары заполоняют рабочее пространство, а ведь нужно еще место для личных вещей, и где-то надо складывать текущую работу. Чтобы «разгрести» завал на столе, нужно совсем немного времени, но как же это сделать?
Столешница
На поверхности стола должен быть минимум необходимых вещей. Это не пустяк: загруженное рабочее пространство вызывает чувство усталости, отчего и работать не так просто, как могло бы быть. Оставляем на столе:
- 2-3 вертикальных лотка с журналами регистрации или папками с самыми востребованными бумагами (бланки, образцы и т.д.)
- 2-3 (не более 4-х) горизонтальных лотка, в которых документы разложены по степени срочности: в верхнем – на отдачу через полчаса, в среднем – готовность в течение дня;
- органайзер для канцтоваров, в котором на своих местах есть всё, что используется достаточно часто: небольшой запас скрепок, ручки, маленький степлер и скобы к нему, нож для бумаг и прочие нужные мелочи. Как правило, для работы с документами используется достаточно много канцелярских принадлежностей, и самые востребованные должны быть на столе. Необходимые канцтовары лучше приобрести заранее, например, купить степлер канцелярский №10 для бумаги в интернет-магазине city-office.com.ua по хорошей цене, чтобы не искать каждый раз, как он понадобится;
- на столе остается бокс с бумагой для записей;
- если постоянно нужен дырокол – он тоже может остаться;
- деловой ежедневник-органайзер.
В расчистке рабочего стола нужно пользоваться принципом «чем меньше – тем лучше». Перед глазами должен быть самый минимум, достаточный для нормального рабочего процесса.
Верхний ящик
Верхний выдвижной ящик содержит то нужное, что убрали со столешницы. Маленький лайфхак: для канцелярской мелочевки лучше поставить небольшую картонную коробку, тогда вещи не будут болтаться по всему ящику, а компактно разместятся под рукой. Итак, в верхнем ящике у нас нужные мелочи:
- запас ручек, карандашей, точилка, скобы для степлера, скрепки, самоклеящиеся стикеры, дырокол (если убрали со стола), биндеры разных размеров. Для работы может понадобиться большой степлер с усиленными скобами, предназначенный для сшивания большой стопки бумаг. Если такого нет, можно докупить, например, на http://city-office.com.ua/catalog/c/132-steplery-10. Одна мелочь способна серьезно помочь в работе;
- папка с бумагами, находящимися на рассмотрении, например, резюме и анкеты кандидатов (для HRа) или готовые доверенности или справки. Таких папок может быть и 2-3, в зависимости от объема документооборота, но не более: для большего количества понадобится отдельное место для хранения.
Средний ящик
Его лучше отвести под документы и журналы регистрации, которые нужны не очень часто. В принципе, в средний ящик можно компактно спрятать те папки, которые не нужны на столе и не требуются постоянно. Это место для «долгого хранения», в котором, тем не менее, тоже должен быть порядок. Бумаги необходимо рассортировать, благо, для этого есть прозрачные «уголки» и «файлики». И вообще лучше не держать здесь ничего, кроме документов.
Нижний ящик
Место для личных вещей. Именно сюда отправляются запасные колготки, дежурная шоколадка, чай-кофе-сахар (если в офисе каждый сам себе их покупает), гигиенические принадлежности, и даже средства первой помощи. Конечно, мало у кого наберется столько, чтобы заполнить всё пространство, а значит, самые «долгоиграющие» бумаги тоже можно сложить сюда. А также рабочий блокнот, если он не нужен под рукой постоянно.
Конечно, это очень приблизительное распределение вещей. Но принцип лучше соблюдать: самое востребованное – наверху, менее востребованное – ниже, личное – в самом низу. Достаточно один раз навести порядок, и дальше его нужно только поддерживать, периодически разбирая собравшиеся листочки, сортируя и складывая их правильно. А когда на рабочем месте порядок, то и работа идет веселей!
6 марта 2016
По вопросам коммерческого сотрудничества и рекламы .
Разделы
